Åpenhetslovens formål er å fremme virksomhetens respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt at allmennheten skal ha tilgang på informasjon. Trøndelag Sparebank ønsker å drifte virksomheten i henhold til anbefalingene som følger av FNs veiledende prinsipper fornæringsliv og menneskerettigheter.

 

1. Generell informasjon om banken:

  • Trøndelag Sparebank er en sparebank som er tilknyttet Eika alliansen.

    Eika Alliansen består av alliansebankene, konsernet Eika Gruppen og selskapet Eika Boligkreditt, som er heleid av alliansebankene. Konsernet Eika Gruppen består av morselskapet Eika Gruppen AS, og datterselskapene Eika Forsikring, Eika Kredittbank, Eika Kapitalforvaltning og Aktiv Eiendomsmegling. Eika Gruppens kjernevirksomhet er å sørge for at lokalbankene har moderne og effektiv bankdrift gjennom gode og effektive produktleveranser, inkludert å forestå anskaffelser på vegne av bank. Eika Boligkreditt er alliansebankenes kredittforetak, med konsesjon til å utstede obligasjoner med fortrinnsrett (OMF). Hovedformålet er å sikre bankene tilgang til langsiktig og konkurransedyktig finansiering.

     

  • Det er ca 70 ansatte i banken fordelt på lokasjonene: Heim, Hitra, Frøya, Ørland og Åfjord.

     

  • Banken har etablert et samarbeidsutvalg som sikrer god kommunikasjon mellom bankens ansatte og ledelse. Utvalget består av hovedtillitsvalgt, hovedverneombud, leder organisasjon og drift, Viseadministrerende Banksjef og Administrerende Banksjef. Månedlige møter med tilsendt sakliste og referat i etterkant av møtene. Det er etablert tillitsvalgte og verneombud som ivaretar alle lokasjoner.

     

  • Det er også etablert plassansvarlige, som har ansvar for å ivareta de daglige oppgaver på lokasjonene.

     

  • Organisering av Trøndelag Sparebank:

     

    ORGANISASJONSKART OVER STYRE OG UTVALG.

     

     

  • Trøndelag sparebank rapporterer til styret jf egen styremøteplan og internkontrollmatrise.
  • Representantskapet i Trøndelag Sparebank er øverste organ.
  • Trøndelag Sparebank har i dag eiere gjennom egenkapitalbevis.Eierskapet er regulert gjennom lover og forskrifter.

     

    Produkter og tjenester (Banken har tidligere ikke vært omfattet av åpenhetsloven).

    1. Trøndelag Sparebank tilbyr i samarbeid med Eika:

      Lån: bolig, næring, fritid, kjøretøy, smålån og refinansiering.

      Sparing: fond, spareappen smartspar, ansvarlige investeringer, Eika innskuddspensjon, IPS, egen pensjonskonto

      Forsikring: bil og kjøretøy, person, dyr, hjem og fritid, næring.

       

    2. Markeder virksomheten operer i.

     

    Banken har tidligere ikke vært omfattet av åpenhetsloven.

    Trøndelag Sparebanks markeder:

    Trøndelag Sparebank har flere markeder. Det er både bedriftsmarked og privatmarked. Markedsområdene er i og rundt lokasjonene til banken. I hovedsak Trøndelagskysten, men også Trondheim og randkommunene. Videre er det kunder i Norge som har en naturlig tilknytning til banken. For eksempel en person som har flyttet fra vårt område og bosatt seg et sted i Norge. Banken stiller strengere krav til BM kunden når det gjelder geografi enn personkunden.

     

    Forankring av arbeid med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (Banken har tidligere ikke vært omfattet av åpenhetsloven).

    Banken har sammen med tillitsvalgte utarbeidet og godkjent en Bedriftsoverenskomst. Denne avtalen regulerer alle sider av arbeidsforholdet. Avtalen gir innblikk i rettigheter og plikter.

    Banken har vedtatte følgende styringsdokumenter som kan påvirke menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold:

    -Retningslinjer for bærekraftig virksomhet og samfunnsansvar

    - Arbeidsreglement

    - Policy for behandling av personopplysninger

    - Etiske retningslinjer

    - Retningslinjer for identifisering og håndtering av interessekonflikter

    - Retningslinjer for HMS

    - Egnethetsvurdering

    - Personvernhåndboken

     

    Trøndelag Sparebank er medlem i organisasjonen: Kvinner i Finans Charter.

    Trøndelag Sparebank er Miljøfyrtårnsertifisert.

    Bankens rutiner på å rekruttere arbeidskraft er en metode for å best sikre ivaretakelse av likestilling, etnisitet og kompetanse. Banken har definert at ansettelser i Trøndelag Sparebank skal skje på følgende måte:

    1. Behovsvurdering fra ledergruppen, enighet fra hovedtillitsvalgt.
    2. Organisasjon og drift lager utlysning, denne gjøres kjent internt og eksternt.
    3. Gjennomgang av kandidater. Innkalling til intervju.
    4. Intervju, tillitsvalgt, leder og ansatt fra organisasjon og drift gjennomfører intervju.
    5. Innstilling som gjøres kjent for hovedtillitsvalgt og ledere i banken.
    6. Tilbud til aktuell kandidat, kjent for alle parter.

       

    Varslingskanaler

    Vedr. anskaffelser inngått av Eika Gruppen på vegne av Eika-bankene:

    Eika Gruppen forestår flere større anskaffelser på vegne av Eika-bankene. Styret i Eika Gruppen har vedtatt policy for anskaffelser og utkontraktering samt oppdatert policy for bærekraft med krav om aktsomhetsvurdering av avtaler inngått av Eika Gruppen. Dette gjelder også for avtaler som inngås av Eika Gruppen på vegne av bankene.

     

    Det følger av forarbeidene til loven at virksomheter vil kunne samarbeide om utførelsen av aktsomhetsvurderinger. (Prop 150 L 2020-2021 pkt. 8.2.3.3. side 67). Banken vurderer at Eika Gruppens aktsomhetsvurderinger er av god kvalitet. Begrunnelsen for dette er gjennom intern kommunikasjon, som hjemmeside og webinar. Viser også til retningslinjer for utkontraktering.

     

    Banken har flere ulike varslingskanaler:

    Det ligger informasjon om dette på hjemmesiden for våre kunder, samarbeidspartnere og andre eksterne aktører.

    Banken har også egne interne varslingskanaler og rutiner, beskrevet i policyer og rutiner. Det er utarbeidet egne skjema for kritikkverdige forhold og uønskede hendelser.

     

    Hovedformålet med våre varslingskanaler er å kunne avdekke uønskede hendelser for å kunne forhindre dette i fremtiden. Banken har lav terskel for å melde avvik.

     

2. Negative konsekvenser og risiko

Banken har i sin risikomatrise identifisert områder i banken som må følges opp med tiltak for å oppnå en tilfredsstillende risiko. Formålet med denne vurderingen er å få identifisert mulige hendelser, kundegrupper, områder i banken som kan være en risiko for bankdriften. Dette i forhold til bankens konsesjon, lovpålagte oppgaver eller av økonomisk art. Målet med matrisen er å identifisere potensielle risikoer, kjente risikoer og iverksette tiltak som ivaretar banken ansvar og lovpålagte oppgaver.

 i redegjørelsen.

3. Tiltak

Banken har en internkontrollmatrise som ivaretar alle områder i banken. Internkontrollmatrisen vil sørge for at alle policyer og retningslinjer banken skal ha, er vedtatt av styret og iverksatt av Administrerende Banksjef, Tor Espnes. Internkontrollmatrisen forteller videre om hvilke kontroller som skal gjennomføres i banken. Det er også beskrevet hvem som skal utføre kontrollen og hvem som skal sjekke at dette er gjennomført. Kontrollene er ment å sikre forsvarlig drift og at policyer og retningslinjer blir fulgt opp av alle ansatte i banken. Policyene blir utarbeidet på bakgrunn av en risikomatrise, banken ønsker å minimalisere risikoen for uønskede hendelser. Risikomatrisen identifiserer en risiko og iverksetter et tiltak som er tilpasset risikoen.

 

Tiltak for å arbeide videre med:

  • Egne leverandører
  • Bærekraftpolicy
  • Innføring av Miljøfyrtårnsertifisering på alle lokasjoner.
  • Eierskap til risikomatrisen, alle ansatte.

 

 

Dato og signatur fra daglig leder og styret

 

 

Tor Espnes                                                                  Godkjennelse i styremøte 10.08.23.

 

Administrerende Banksjef

Trøndelag Sparebank